Как устроена организация фестивалей?

Сезон фестивалей начинается задолго до первого аккорда: билеты проданы, лайнап объявлен, договоры с подрядчиками подписаны. Но то, пройдёт ли фестиваль спокойно, решает другая работа, план управления рисками, и её делают заранее.

Как изменились фестивали

Современный фестиваль давно не похож на концерт под открытым небом с одной небольшой сценой. Это город на несколько дней: несколько площадок, аттракционы, фудкорты, кемпинг, арт-объекты. Вместе с масштабом выросло и число рисков, с которыми организаторам раньше просто не приходилось сталкиваться.

Откуда берутся риски

Чаще всего проблемы возникают в нескольких местах:

1. Аттракционы и техника с пиротехникой, которые проезжают прямо через толпу.

2. Крупные инсталляции, на которые зрители так и норовят забраться.

3. Площадки у озера, реки или моря, где добавляются риски на воде.

4. Непогода: сильный ветер, град, гроза.

Крупные фестивали собирают больше 100 000 человек в день, и любая из этих ситуаций затрагивает огромное количество людей. Поэтому организатору нужно заранее учитывать такие угрозы:

Проблемы со здоровьем у посетителей
Драки и нападения
Перегрев или переохлаждение
Употребление наркотиков

А вот с чем медики на фестивалях сталкиваются чаще всего:

Укусы насекомых
Порезы и ссадины после падений
Растяжения и вывихи лодыжки
Пищевые отравления
Алкогольное отравление
Травмы в драках
Травмы персонала при работе с техникой и оборудованием

Даже опытные организаторы время от времени сталкиваются с ситуацией, которую никто не предусмотрел, и именно она перерастает в кризис.

Как выстроить управление рисками

1. Встроить риски в общий план подготовки

Рисков на фестивале много, от плохого освещения проходов до алкоголя и наркотиков. У риск-менеджера две главные задачи: безопасность зрителей и соблюдение всех требований, которые предъявляют к мероприятию. Он участвует в планировании с самого начала, а в дни фестиваля приезжает на площадку задолго до открытия, чтобы проверить оборудование и при необходимости принять меры. Ему нужна постоянная связь со штабом безопасности, полицией, пожарными и медиками и до, и во время события. Тщательная проверка снижает и число происшествий, и вероятность судебных исков.

2. Понять, какие органы контролируют мероприятие

В англоязычной практике это называют AHJ (authority having jurisdiction): ведомства, которые выдают разрешения и проверяют соблюдение норм, например пожарный надзор и муниципальные службы. У каждого свои требования, и когда фестиваль кочует по разным городам или странам, их приходится изучать заново. Эти органы вправе остановить мероприятие из-за нарушений, поэтому риск-менеджер должен хорошо знать местные правила.

3. Написать конкретный план действий в чрезвычайных ситуациях

План может подготовить промоутер или риск-менеджер, но оба должны убедиться, что документ описывает именно эту площадку и реальные процедуры, без шаблонных пунктов. Затем план доводят до персонала, подрядчиков, охраны и всех, кто работает на фестивале. Отдельно нужно решить, как оповещать самих зрителей в экстренной ситуации: через громкую связь, экраны у сцен, соцсети или приложение фестиваля.

4. Организовать медицинскую службу

Нужна команда, готовая помогать заболевшим и пострадавшим, и надёжный руководитель медслужбы, который постоянно на связи с начальником безопасности и риск-менеджером. Медпункты расставляют так, чтобы до них было легко дойти из любой части площадки, а медиков было легко узнать в толпе. В команде стоит предусмотреть не только врачей, но и специалиста по психологической помощи: часть обращений связана с паникой и стрессом.

5. Снизить риски, связанные с алкоголем и наркотиками

Правила по алкоголю и запрещённым веществам нужно сформулировать до открытия. Кинологи, досмотр на входе, сотрудники правоохранительных органов в штатском и работающая на месте медслужба заметно сокращают число отравлений и трагедий.

Если алкоголь разрешён, продавать его должны лицензированные и застрахованные операторы с обученным персоналом, а проверкой документов на входе в барные зоны занимается охрана, чтобы алкоголь не попадал к несовершеннолетним. Бары можно отдать на аутсорс профильному подрядчику.

Как управлять потоками зрителей

На управлении толпой держится вся безопасность. Указатели, объявления и работа стюардов направляют людей по нужным маршрутам и помогают им вести себя правильно, если что-то пошло не так. Схему потоков продумывают заранее и проверяют на реальной площадке.

Что зритель должен знать заранее

Посетители должны знать, где медпункты, точки сбора и выходы. Выходы держат свободными и хорошо заметными. Правила поведения в экстренной ситуации повторяют до фестиваля и во время него: со сцены, на экранах и в соцсетях. Чем больше людей знает, что делать, тем спокойнее они себя поведут, если площадке что-то угрожает.

Кто придёт на фестиваль

Фестивали сильно различаются по публике: одни собирают в основном молодёжь, другие более взрослых слушателей.

От публики зависит весь план, поэтому стоит заранее ответить на несколько вопросов:

Публика будет активной или скорее спокойной?
Кого среди зрителей больше, мужчин или женщин?
Нужны ли зрителям стулья?
Где разместить детские и инвалидные коляски, ходунки?
Будет ли на концертах крауд-серфинг?

Во время фестиваля следите за настроением зрителей и через камеры, и через людей в толпе: тон голосов и язык тела часто подсказывают проблему раньше, чем она случится. Умение вовремя считать настроение публики само по себе работает на безопасность.

Проверка площадки

План управления толпой должен учитывать конкретную площадку. Территорию проверяют на неровности, лужи, ямы, ограждения и другие опасные места. Важно, новая это площадка или давно освоенная: если инфраструктуры безопасности нет, её придётся создать с нуля.

Когда садиться за план

Хороший план управления рисками защищает и артистов, и зрителей, и подрядчиков, а для организатора это лучшая страховка от того, чтобы праздник превратился в разбирательство. Начинать его стоит одновременно с бронированием площадки, а не за неделю до открытия.